Как подготовиться к проверке МВД, если у вас работают иностранцы

Проверка МВД у работодателя иностранцев — это сверка бумаг с реальностью. Инспектор смотрит, есть ли у каждого работника действующие документы, вовремя ли поданы уведомления и совпадает ли то, что записано, с тем, чем человек занят на самом деле. Штрафы считают за каждого иностранца, поэтому пять одинаковых ошибок — это пять штрафов.

Что проверяют и чем грозят нарушения:

Что проверяют	Нарушение	Штраф организации
Разрешение на работу	работа без РНР, не по профессии или вне региона	250–800 тыс. ₽, в Москве и Санкт-Петербурге с областями — до 1 млн ₽
Уведомления о договоре	не подали, опоздали, подали не по форме	400–800 тыс. ₽, в Москве и Санкт-Петербурге с областями — 400 тыс. – 1 млн ₽
Миграционный учёт	не поставили на учёт или опоздали	400–500 тыс. ₽
Адрес учёта	работник не живёт там, где стоит на учёте	уголовная ответственность, ст. 322.3 УК РФ

По ст. 18.15 КоАП вместо штрафа возможно и приостановление деятельности на 14–90 суток. С 03.11.2026 меняются только штрафы для граждан; для организаций и должностных лиц суммы прежние.

Шаг 1. Назначить ответственного и составить список работников

Назначьте приказом сотрудника, который отвечает за документы иностранцев, и его заместителя на время отпуска. Именно он будет встречать проверку, поэтому ему нужна доверенность и доступ ко всем папкам.

Составьте список всех иностранцев: работающих сейчас и уволенных за последние годы. На проверке могут спросить и о тех, кто уже ушёл, поэтому их дела тоже держите в порядке. Сроки хранения кадровых документов задаёт перечень Росархива (приказ №236 от 20.12.2019): например, трудовые договоры и соглашения об их изменении и расторжении хранят не менее 50 лет (ст. 435). Сколько хранить копии уведомлений МВД и доказательства их подачи, уточните у юриста.

Шаг 2. Собрать дело на каждого работника

На одного работника приходится 10–15 документов. Разложите их по отдельным папкам — бумажным или электронным — с описью на первой странице.

Документ	Что должно быть в деле
Паспорт и нотариальный перевод	копии, перевод действует для текущего паспорта
Виза и миграционная карта	копии всех виз, включая продлённые
Уведомления о прибытии	копии отрывных частей по каждому адресу и каждой визе
Медосвидетельствование и дактилоскопия	выписка или копия документа о прохождении
Разрешение на работу	копия обеих сторон
Трудовой договор и приказ о приёме	подписанные экземпляры, дополнительные соглашения
Уведомление о заключении договора	копия, согласие на обработку данных, доказательство подачи
Сведения ЕФС-1	подтверждение отправки в СФР
Для уволенных — уведомление о прекращении	копия, согласие, доказательство подачи, уведомление об убытии

Отдельно сложите документы компании: решение о квоте, разрешение на привлечение, доверенности, договоры аренды жилья для работников. Если дела ведёте в электронном виде, проверьте, что сканы читаются и открываются не только на вашем компьютере: на проверке их могут попросить распечатать.

Шаг 3. Сверить данные во всех документах

Возьмите дело каждого работника и сверьте одни и те же сведения во всех бумагах:

1. Имя кириллицей — одинаковое везде и совпадает с нотариальным переводом.
2. Профессия и регион — в договоре, приказе и штатном расписании такие же, как в РНР.
3. Фактическая работа — человек занят тем, что записано: массажист не работает администратором, повар — официантом.
4. Адрес учёта — работник действительно живёт там.
5. Зарплата — официальная, не ниже МРОТ, а с 1 января 2027 года — не ниже порога дохода региона.

Расхождение в профессии или регионе — самое дорогое нарушение: это работа не по РНР, штраф 250–800 тыс. ₽ за каждого работника.

Шаг 4. Проверить сроки

Выпишите по каждому работнику даты окончания документов и отметьте, что истекло или истекает в ближайшие два месяца.

Документ	Когда действовать
Виза	подать на продление не позднее чем за 20 рабочих дней до окончания визы
Разрешение на работу	на следующий год — новое разрешение в рамках квоты следующего года; порядок уточните в подразделении МВД по вопросам миграции
Миграционный учёт	новое уведомление в течение 7 рабочих дней после переезда или возвращения из-за границы; после продления визы — продлить учёт в течение 3 рабочих дней после окончания прежнего срока пребывания
Медицинское заключение	повторить в течение 30 календарных дней по истечении года
Паспорт	начать замену за полгода

Отдельно проверьте тех, кто сейчас в отпуске или уехал домой: сроки их виз, учёта и РНР идут и без них. Такую сверку удобно делать раз в квартал. Даты считает калькулятор сроков.

Шаг 5. Найти доказательства подачи уведомлений

Инспектору мало того, что уведомление «отправляли»: нужно показать, когда. По каждому уведомлению о заключении и прекращении договора найдите справку МВД о приёме, почтовую квитанцию с описью вложения и уведомлением о вручении или электронное сообщение о приёме с Госуслуг. Сверьте дату с датой договора или приказа — уложились ли вы в 3 рабочих дня.

Если доказательство потерялось, соберите всё, что подтверждает подачу: журнал исходящих, переписку, копии описей. На будущее фотографируйте каждую отметку в день подачи.

Шаг 6. Закрыть пробелы

Найденное нарушение исправляйте сразу, не дожидаясь проверки:

1. Не подано уведомление — подайте сегодня по действующей форме (прил. 7 к приказу МВД №290 от 12.05.2026 или прил. 8 к приказу МВД №290 от 12.05.2026).
2. Закончилось РНР — отстраните работника от работы (ст. 327.5 ТК РФ); если за месяц нового разрешения нет, договор прекращают (ст. 327.6 ТК РФ).
3. Истекает виза — подавайте на продление, затем продлите миграционный учёт.
4. Имя написано по-разному — исправьте документы по нотариальному переводу.
5. Работник занят не по профессии — верните его к работе по РНР.

Исправление не отменяет ответственности за прошлое нарушение, но прекращает его и снижает риск новых штрафов. Если нарушение серьёзное, задайте вопрос юристу до проверки.

Шаг 7. Подготовиться ко дню проверки

Договоритесь заранее, кто встречает инспектора, где лежат папки и кому звонить. Инспектору передают копии, заверенные подписью руководителя и печатью, если она есть, а оригиналы показывают на месте. Копии удобно передавать по описи — вторую копию описи оставьте себе.

Во время проверки попросите служебное удостоверение и документ, на основании которого она проводится, и запишите данные проверяющих. Не подписывайте акт или протокол, не прочитав: если не согласны, напишите об этом в документе.

Шаг 8. Разобрать итоги проверки

Сразу после проверки прочитайте акт и протокол, если его составили: какие нарушения нашли, по каким работникам и статьям. Срок на обжалование постановления о штрафе короткий и считается со дня получения его копии — не откладывайте.

Разберите и причины: почему пропустили срок, кто за него отвечал, что поменять в порядке работы. Одна и та же ошибка по нескольким работникам почти всегда означает, что сроки держатся в голове одного человека, а не в общем календаре.

Проверьте, можно ли снизить штраф: условия — в ответе можно ли снизить штраф. Суммы по конкретному нарушению посчитает калькулятор штрафов, а слабые места до следующей проверки покажет тест готовности к проверке МВД.