Как оформить приглашение на въезд иностранному работнику

Приглашение — основание, по которому консульство выдаст работнику рабочую визу. Его оформляет МВД по ходатайству работодателя и только в пределах квоты: до этого шага у компании уже должно быть разрешение на привлечение.

Вместе с ходатайством подают документы на разрешение на работу для каждого работника — так требует п. 2 ст. 18 закона №115-ФЗ. Поэтому готовьте один общий пакет, а не два отдельных.

Шаг 1. Проверить паспорт работника

Паспорт должен действовать не менее 1,5 года с даты начала пребывания. Пример: работник собирается въехать 1 декабря 2026 года — паспорт должен действовать как минимум до 1 июня 2028 года. Если срок короче, сначала новый паспорт, потом ходатайство.

Что ещё проверить в паспорте:

1. Страница с данными целая, фото и строки внизу страницы читаются.
2. Для визы есть свободные страницы.
3. Имя латиницей в паспорте вы переносите в ходатайство буква в букву — без сокращений и перестановки частей.
4. Паспорт тот самый, с которым работник поедет: если паспорт недавно меняли, берите данные только нового.

Подробнее о требовании — в ответе про срок действия паспорта для приглашения.

Шаг 2. Заказать нотариальный перевод паспорта

В ходатайстве имя пишут и латиницей, и кириллицей. Кириллическое написание берут из нотариального перевода, поэтому перевод делают до ходатайства, а не после. Копия паспорта с переводом понадобится и для заявления на РНР.

Одно имя может читаться по-разному: THONGDEE — «Тонгди» или «Тхонгди». Выберите вариант вместе с переводчиком один раз и дальше повторяйте его во всех документах. Как проверить перевод — в инструкции про перевод паспорта, примеры для тайских имён — на странице об именах кириллицей.

Шаг 3. Заполнить ходатайство о приглашении

Форма — прил. 1 (для организаций) или прил. 2 (для физических лиц) к регламенту, приказ МВД №677. Бланк, образец и заполнение онлайн — на странице ходатайство о приглашении.

Отдельной формы для ИП в регламенте нет: он говорит только, что предприниматель подаёт ходатайство по месту постановки на налоговый учёт (п. 77 регламента МВД №677). Какую из двух форм заполнять ИП, уточните в подразделении МВД по вопросам миграции.

В ходатайстве указывают:

• данные компании: название, ИНН, ОГРН, адрес;
• данные работника: имя латиницей и кириллицей, дату и место рождения, гражданство, паспорт;
• цель поездки — работа, профессию и место работы;
• срок пребывания и число въездов;
• пункт получения визы — город, где работник пойдёт в консульство.

Пункт получения визы проверьте с работником заранее. Если он живёт не в столице своей страны, узнайте, в каком консульстве ему удобнее подавать документы: в другом визу могут не выдать.

Перед подачей сверьте ходатайство с другими документами:

Поле ходатайства	С чем сверить
Имя латиницей, номер паспорта, даты	страница с данными паспорта
Имя кириллицей	нотариальный перевод
Профессия	разрешение на привлечение и квота
Место работы	регион из квоты
Адрес проживания	гарантийное письмо

Дату рождения и место рождения переносите так же, как в паспорте, без «исправлений» под русские правила.

Шаг 4. Подготовить гарантийное письмо

Гарантийное письмо — обещание компании обеспечить работника на время пребывания в России жильём, медицинской помощью и материально. Форма — прил. 3 (для физических лиц) и прил. 4 (для юридических лиц) к регламенту, приказ МВД №677, бланк — гарантийное письмо.

Укажите в письме реальный адрес, где работник будет жить. По этому адресу его потом поставят на учёт, поэтому адрес должен существовать и подходить для проживания — как поставить на миграционный учёт. Письмо подписывает руководитель или представитель с полномочиями.

Шаг 5. Оплатить пошлины и собрать документы на РНР

За приглашение платят 8 000 ₽ за каждого приглашённого; до 26 июля 2026 года пошлина была 960 ₽. За разрешение на работу — 5 000 ₽. Пошлину за приглашение платят до его выдачи, за РНР — до выдачи разрешения, по реквизитам МВД вашего региона; квитанции можно приложить к пакету.

Пакет на одного работника:

Документ	Где взять
Ходатайство о приглашении	бланк
Гарантийное письмо	бланк
Заявление о выдаче РНР	бланк, форма — прил. 1 к приказу МВД №533 (ред. приказа №887)
Копия паспорта с нотариальным переводом	бюро переводов
Цветная фотография	фотоателье
Квитанции об оплате пошлин	банк

Точный перечень, размер фотографии и число копий уточните в подразделении, куда будете подавать: требования к оформлению иногда различаются.

Шаг 6. Подать пакет в МВД

Ходатайство подают лично в подразделение МВД по вопросам миграции по месту налогового учёта компании или через Госуслуги. Лично приходит руководитель или представитель по доверенности; у представителя должен быть паспорт. При подаче через Госуслуги копии документов прикладывают файлами, а оригиналы показывают, когда забирают приглашение.

Если подаёте на нескольких работников, разложите документы по людям и приложите опись: инспектору проще принять пакет, а вам — сверить потом полученные приглашения.

При приёме попросите расписку с датой — от неё считают срок 15 рабочих дней. Пример: подали в понедельник, 14 сентября 2026 года, — приглашение будет готово в понедельник, 5 октября. Для своей даты воспользуйтесь калькулятором на этой странице: он учитывает выходные и праздники.

Шаг 7. Забрать приглашение и отправить работнику

Получив приглашение, сверьте его с паспортом и ходатайством: имя латиницей, номер паспорта, даты, цель поездки, число въездов, название компании и пункт получения визы. Ошибку исправляют в МВД до отправки — консульство работает строго по приглашению.

Отправьте работнику скан приглашения и памятку, что взять в консульство: для консульства достаточно распечатки приглашения. Дальше — инструкция как получить рабочую визу.

Что написать работнику вместе с приглашением?

Работник проходит следующий этап сам, в своей стране, и от его ошибок зависят ваши сроки. Отправьте ему короткую памятку на понятном языке:

1. В какое консульство идти — то, что указано в приглашении как пункт получения визы.
2. Что взять: паспорт, фотографию, распечатанную визовую анкету с сайта МИД, копию приглашения, деньги на консульский сбор.
3. Что проверить в готовой визе: имя латиницей, номер паспорта, даты, цель — работа.
4. Что сделать на границе: получить миграционную карту с целью визита «работа» и не терять её.
5. Что сделать после приезда: сразу отдать вам паспорт и миграционную карту для постановки на учёт и записаться на медосвидетельствование.

Сколько проходит от ходатайства до въезда?

Считайте по частям: 15 рабочих дней на приглашение, затем срок консульства — его публикует само консульство, — затем дорога. Приглашение и виза действуют ограниченное время, поэтому работник должен подать документы на визу и въехать, не откладывая.

После въезда начинаются самые короткие сроки: уведомление о прибытии — 7 рабочих дней, медосвидетельствование и дактилоскопия — 30 календарных дней. Подготовьте жильё и бланк уведомления заранее, до приезда работника.