Как сделать и проверить нотариальный перевод паспорта иностранного работника

Нотариальный перевод паспорта — это перевод паспорта на русский язык, где подлинность подписи переводчика заверил нотариус. Для визового работника он нужен прежде всего для заявления на разрешение на работу: копию паспорта с нотариально заверенным переводом требует регламент МВД №541 (пп. 39.2 и 58). В новом регламенте №343, который действует с 21 декабря 2026 года, для разрешения на работу названа копия паспорта без требования о переводе.

Но у перевода есть вторая, более важная роль: он закрепляет, как имя работника пишется кириллицей. Паспорт написан латиницей и на языке страны, а российские документы — по-русски. Если в одном документе «Тонгди», а в другом «Тхонгди», для МВД это разные люди, и документ вернут.

Где потом повторяется имя из перевода:

Документ	Кто оформляет
Ходатайство о приглашении	работодатель
Заявление о выдаче РНР и само РНР	работодатель, МВД
Уведомление о прибытии	принимающая сторона
Трудовой договор и приказ	работодатель
Уведомления о заключении и прекращении договора	работодатель
Сведения в СФР	работодатель

Шаг 1. Проверить паспорт до перевода

Перевод делают с того паспорта, по которому работник поедет и будет работать. Сначала проверьте его срок: для приглашения паспорт должен действовать не менее 1,5 года с даты начала пребывания. Если срок короче, сначала новый паспорт, потом перевод — иначе платить придётся дважды.

Проверьте, что страница с данными целая и читается, а строки в нижней части страницы, которые читают машины, не повреждены. В этих строках имя записано латиницей без диакритических знаков — сравните его с именем на странице: если они различаются, обсудите с переводчиком, с какого написания переводить. Попросите у работника чёткий скан без бликов — по нему переводчик будет работать, а вы сверять.

Шаг 2. Выбрать бюро с нотариусом

Нотариус либо сам переводит документ, если владеет языком, либо заверяет подпись переводчика — так устроено по ст. 81 Основ законодательства о нотариате. На практике проще заказать перевод в бюро, которое работает с нотариусом: оно и переведёт, и организует заверение.

Уточните в бюро три вещи: нужен ли оригинал паспорта или хватит скана, сколько займёт работа и сколько экземпляров вы получите. Перевод понадобится в разных пакетах, поэтому сразу попросите нотариально заверенную копию про запас.

Шаг 3. Согласовать написание имени

Это главный шаг, и его делают до заверения. Попросите у бюро черновик перевода и проверьте фамилию и имя кириллицей.

Если работник уже бывал в России, попросите копии его прежних российских документов — визы, разрешения на работу, отрывные части. Имя в новом переводе пишите так же, как в них: иначе в базах один человек окажется записан двумя способами.

Одно и то же имя можно передать по-разному:

В паспорте	Возможные варианты	Что важно
THONGDEE	Тонгди, Тхонгди	выбрать один вариант и повторять везде
SIRIPORN	Сирипорн, Сирипон	конечные буквы в тайских именах часто не читаются
NGUYEN	Нгуен, Нгуйен	вьетнамские диакритические знаки в латинице теряются
XIAO	Сяо, Ксиао	для китайских имён есть устоявшаяся система — Палладия
SINGH	Сингх, Синг	сохраняйте одинаковое написание у родственников

Какой вариант «правильнее», решает переводчик по принятым правилам для языка страны. Ваша задача — чтобы после заверения вариант был один. Примеры для тайских имён — на странице об именах кириллицей.

Шаг 4. Проверить перевод по чек-листу

Сверьте черновик с паспортом строка за строкой:

Поле	Что проверить
Фамилия и имя	согласованный вариант, порядок как в паспорте, без лишних частей
Отчество	только если оно есть в паспорте — не добавляйте его «по-русски»
Дата рождения	день и месяц не перепутаны
Пол и гражданство	переведены, а не пропущены
Место рождения	как в паспорте, без сокращений
Номер паспорта	цифры и латинские буквы перенесены без изменений
Даты выдачи и окончания	совпадают с паспортом
Орган, выдавший паспорт	переведён полностью

Если в паспорте нет фамилии, не придумывайте её: перенесите имя так, как оно записано. Для ходатайства о приглашении регламент МВД №677 это прямо допускает: при отсутствии фамилии или имени графу не заполняют, обязательно заполнить хотя бы одну из них (п. 28.1). Как заполнять графу «фамилия» в заявлении на разрешение на работу и в уведомлениях, уточните в подразделении МВД.

Шаг 5. Заверить перевод у нотариуса

После вашей проверки переводчик подписывает перевод, а нотариус заверяет подлинность его подписи. Перевод скрепляют с копией паспорта, к которой он относится, — в пакет документов идут вместе.

Получив заверенный перевод, ещё раз сверьте имя с черновиком. Ошибку, найденную после заверения, исправляют только новым переводом и новым заверением.

Шаг 6. Закрепить написание во всех документах

Запишите имя кириллицей в карточку работника как эталон и копируйте его оттуда, а не набирайте заново. Перед каждым пакетом — ходатайство, заявление на РНР, уведомления, договор — сверяйте имя с переводом.

Бланки, где это особенно важно: заявление о выдаче РНР, уведомление о прибытии, уведомление о заключении договора. Как перевод используют на всём пути работника — в инструкции как оформить иностранца по квоте.

Шаг 7. Сделать новый перевод при смене паспорта

Перевод привязан к паспорту. Если работник получил новый паспорт, нужен новый перевод — с тем же написанием имени, что и раньше. После этого в течение 7 рабочих дней работник подаёт заявление о внесении изменений в РНР (п. 11 ст. 13 закона №115-ФЗ, прил. 4 к приказу МВД №533). Действующую визу можно восстановить в новом паспорте по заявлению работника (п. 117.1 регламента МВД по визам, приказ №907), а принимающая сторона в течение 3 рабочих дней сообщает в МВД новые паспортные данные — бланком уведомления о прибытии с мотивированным заявлением и копиями документов (п. 54 регламента МВД №856).

Замену паспорта начинайте заранее — за полгода до окончания старого, чтобы успеть переоформить документы. Подробно — в инструкции как получить разрешение на работу.

Какие ошибки транслитерации встречаются чаще всего?

1. Один звук — разные буквы. В тайских именах TH, PH и KH передают то как «т», «п», «к», то как «тх», «пх», «кх». Оба варианта встречаются, поэтому важно выбрать один.
2. Непроизносимые буквы. Конечные R и L в тайских именах часто не читаются: «Сирипорн» и «Сирипон» — одно имя, но для базы МВД — два разных.
3. Латиница, которая читается не по-английски. В китайском пиньине X, Q, ZH и J передают по системе Палладия: XIAO — «Сяо», QIN — «Цинь». Побуквенное «Ксиао» — ошибка.
4. Слитно или раздельно. Двойные имена вьетнамцев и китайцев пишут то в одно слово, то в два — «Тхи Лан» или «Тхилан». Повторяйте разбивку, как в паспорте.
5. Порядок частей. В китайских и вьетнамских именах фамилия идёт первой. Если переставить части «по-русски», фамилия станет именем.
6. Лишние части. Добавленное отчество или сокращённое имя делают документ несовпадающим с паспортом.

Все шесть ошибок ловятся одинаково: сверкой с паспортом до заверения и сверкой каждого следующего документа с заверенным переводом.