Как поставить иностранного работника на миграционный учёт

Миграционный учёт — это регистрация иностранца по адресу, где он живёт. Ставит на учёт не сам работник, а принимающая сторона: она подаёт уведомление о прибытии, а МВД фиксирует адрес и срок пребывания. Это первый срок после въезда, и он самый короткий.

Шаг 1. Определить принимающую сторону

Принимающая сторона — тот, кто предоставил иностранцу жильё. Работодатель становится ею, только если сам поселил работника или тот живёт на территории компании. Во всех остальных случаях уведомление подаёт собственник жилья.

Где живёт работник	Кто подаёт уведомление
Общежитие или квартира, которую предоставила компания	работодатель
Помещение на территории компании	работодатель
Квартира, которую работник снял сам	собственник квартиры
Гостиница	гостиница

Если жильё снимает компания, договор аренды должен быть оформлен на неё, а у вас должен быть список, кто по какому адресу живёт. Если работник снимает у частного собственника, договоритесь с ним заранее, что он подаст уведомление вовремя и передаст вам копию отрывной части.

Адрес офиса или салона, где человек не живёт, для учёта не подходит. Постановка на учёт по адресу, где иностранец фактически не живёт, — фиктивная, за неё грозит уголовная ответственность по ст. 322.3 УК РФ: подробнее — в разборе о фиктивной постановке.

Шаг 2. Собрать документы работника

В день приезда попросите у работника паспорт с визой и миграционную карту. Снимите копии всех страниц паспорта, где есть данные работника или отметки о пересечении границы, включая визу, — их прикладывают к уведомлению (п. 40 регламента МВД №856). Если сведений о праве на жильё нет в государственных реестрах — например, договор аренды не зарегистрирован, — приложите копию договора или другого документа о праве пользования помещением; компания прикладывает ещё копию документа о полномочиях своего ответственного лица. За постановку на учёт платят пошлину 500 ₽ (подп. 19.1 п. 1 ст. 333.28 НК РФ): к бумажному уведомлению прикладывают документ об оплате, при подаче через Госуслуги — нет (п. 28(1) «г» Правил миграционного учёта).

Дату въезда берите только из отметки в миграционной карте, а не из билета: от неё считают срок. Имя кириллицей — только из нотариального перевода паспорта, буква в букву. Если перевода ещё нет, закажите его сразу — как это сделать, в инструкции про перевод паспорта.

Шаг 3. Заполнить уведомление о прибытии

Форма — прил. 4 к приказу МВД №856. Бланк, образец на примере работника из Таиланда и заполнение онлайн — на странице уведомление о прибытии.

Проверьте ключевые поля:

1. Фамилия и имя — кириллицей, как в переводе паспорта.
2. Цель въезда — работа, как в визе.
3. Дата въезда — по миграционной карте.
4. Срок пребывания — до даты окончания визы, не дальше.
5. Адрес — тот, где работник живёт на самом деле, с номером квартиры или комнаты.
6. Сведения о принимающей стороне — реквизиты компании или данные собственника.

Уведомление подписывают и принимающая сторона, и сам работник. Заполняйте печатными буквами, без исправлений: бланк с помарками могут не принять.

Шаг 4. Подать уведомление

Срок — 7 рабочих дней со дня прибытия, выходные и праздники не считаются. Пример: работник въехал в пятницу, 18 сентября 2026 года, — подать нужно не позднее вторника, 29 сентября. Свою дату посчитает калькулятор на этой странице.

Способ	Что взять	Доказательство подачи
Лично в МВД или МФЦ	бланк, копии документов, доверенность представителя	отрывная часть сразу
Почтой России	то же, заказным письмом с описью вложения	отрывная часть со штемпелем
Госуслуги	учётная запись на Госуслугах и электронная подпись (пп. 98–100 регламента МВД №856)	отрывная часть с отметкой о приёме в электронном виде — не позднее следующего рабочего дня (п. 31 регламента)

Если подаёт не руководитель, нужна доверенность. Не ждите последнего дня: в МФЦ и отделениях МВД бывают очереди, а почте нужно время, чтобы принять письмо.

Как быть, если приехала группа?

На каждого работника заполняют отдельное уведомление, даже если все живут по одному адресу. Подавайте пакет на всю группу за один визит и проверьте, что отрывную часть выдали по каждому человеку. Срок у каждого считается от его собственной даты въезда, поэтому, если люди прилетели в разные дни, ориентируйтесь на самого раннего.

Шаг 5. Сохранить отрывную часть

Отрывная часть с отметкой — единственное доказательство, что вы подали уведомление вовремя. Сфотографируйте её в день подачи, оригинал отдайте работнику, копию положите в его дело.

Проверьте отметку на месте: дату, адрес и срок учёта. Если там ошибка, исправляйте сразу — потом доказать, что ошиблись не вы, будет сложнее.

Шаг 6. Оформлять учёт заново после изменений

Учёт не бессрочный. Новое уведомление о прибытии подают в те же 7 рабочих дней, если работник:

• переехал на другой адрес;
• вернулся из поездки за границу.

Если работнику продлили визу и он живёт по прежнему адресу, учёт продлевают: принимающая сторона в течение 3 рабочих дней, следующих за последним днём прежнего срока пребывания, подаёт заполненный бланк уведомления о прибытии с копиями документов (п. 55 регламента МВД №856). Пример: прежний срок пребывания заканчивается в четверг, 17 декабря 2026 года, — подать нужно не позднее вторника, 22 декабря. Если у работника сменился паспорт или другие данные, принимающая сторона в течение 3 рабочих дней подаёт бланк уведомления о прибытии с мотивированным заявлением и копиями документов (п. 54 регламента).

Чаще всего забывают про продлённую визу: поставьте срок в календарь в тот же день, когда получили новую визу. Как продлить визу — в инструкции о продлении рабочей визы.

Если работник живёт у собственника квартиры, повторный учёт тоже оформляет собственник. Напомните ему о сроке сами и попросите копию новой отрывной части: при проверке вопросы об учёте работника зададут и вам как работодателю.

Шаг 7. Сообщить об убытии

Когда работник съезжает — уволился, уехал домой или переезжает к другой принимающей стороне, — подайте уведомление об убытии по форме прил. 1 к приказу МВД №641. Так он перестанет числиться по вашему адресу.

Для обычной принимающей стороны закон срока здесь не ставит — сроки установлены для гостиниц и для организаций, где работник живёт при работе вахтовым методом (7 рабочих дней), — но подавайте уведомление сразу после выезда. Если работника увольняют, заодно уведомите МВД о прекращении договора — в течение 3 рабочих дней: подробно в инструкции как уволить иностранца.

Срок уже пропущен — что делать сегодня?

1. Подайте уведомление сегодня же — лично или в МФЦ, чтобы сразу получить отрывную часть. Поздняя подача лучше, чем никакой.
2. Не ставьте в уведомлении «удобную» дату въезда: дата сверяется с миграционной картой и данными границы.
3. Сохраните отрывную часть и всё, что объясняет задержку, — например, больничный или документы о сбое сервиса.
4. Если составят протокол, изучите, можно ли снизить штраф.

Штраф организации — 400–500 тыс. ₽; что влияет на сумму и когда протокол отменяют — в разборе штрафа за неуведомление о прибытии.

Что проверят по учёту при проверке МВД?

Инспектор сверяет уведомления и отрывные части с тем, где работник живёт на самом деле, — и может приехать по адресу. Держите в деле каждого работника копии всех уведомлений о прибытии и убытии и документы на жильё, а список адресов обновляйте при каждом переезде. Как подготовить все дела разом — в инструкции про проверку МВД.