Как оформить визового иностранного работника по квоте: от заявки на квоту до уведомления МВД

Инструкция — для визового работника, которого нанимают по квоте: массажиста из Таиланда, повара из Китая, рабочего из Индии или Вьетнама. Граждан стран ЕАЭС, работников по патенту и высококвалифицированных специалистов оформляют по другим правилам.

Шаги идут строго по порядку: каждый следующий документ требует номер или дату из предыдущего. Сроки считайте по производственному календарю: в рабочие дни не входят выходные и праздники, календарные идут подряд.

Шаг 1. Получить квоту

Квота — это число иностранцев по профессиям и странам, которое регион разрешает вам нанять в следующем году. Заявку о потребности подают заранее, в год перед наймом, в окно, которое объявляет орган занятости региона. Бланк — заявка на квоту по форме прил. 1 к Правилам, приказ Минтруда №27н (ред. №220н).

Что сделать до заявки:

1. Проверьте, нужна ли квота вашей профессии. Профессии вне квоты перечислены в перечне — приказ Минтруда №459н от 15.05.2023. Массажиста в нём нет.
2. Узнайте в органе занятости своего региона, нужно ли до заявки разместить вакансию на портале «Работа в России» и сколько она должна провисеть: федеральные Правила такого срока не устанавливают.
3. Подготовьте обоснование: сколько людей, какие профессии по классификатору ОК 016-2025, из каких стран, какая зарплата и где они будут жить.

Решение принимает комиссия региона, а квоту на год утверждает правительство. Когда квота выделена, начинайте оформление без пауз: если в течение 3 месяцев после того, как Минтруд опубликует перечень профессий на год, вы не обратились за разрешением на привлечение, регион может уменьшить вашу квоту. Подробно — в инструкции как получить квоту.

Шаг 2. Проверить паспорт и заказать перевод

Паспорт работника должен действовать не менее 1,5 года с даты начала пребывания — это проверяют при оформлении приглашения. Если срок короче, сначала нужен новый паспорт: всё, что оформлено на старый, придётся переоформлять.

Сразу закажите нотариальный перевод паспорта на русский язык. Он нужен для разрешения на работу, но главное — он закрепляет написание имени кириллицей. Дальше имя пишут буква в букву как в переводе: в ходатайстве, уведомлениях, договоре. Как проверить перевод — в инструкции про перевод паспорта.

Если работник уже работал в России, попросите у него копии прежних российских документов — визы, разрешения на работу, отрывных частей. Имя в новом переводе лучше написать так же, как в них: иначе в базах МВД один человек окажется записан двумя разными способами.

Шаг 3. Получить разрешение на привлечение

Разрешение на привлечение даёт компании право нанимать иностранцев в пределах квоты. Заявление по форме прил. 1 к приказу МВД №392 (ред. приказа №745) подают в подразделение МВД по вопросам миграции своего региона. Бланк — заявление на разрешение на привлечение.

Что	Как
Пошлина	15 000 ₽ за каждого работника
Срок рассмотрения	30 календарных дней
Что приложить	проекты трудовых договоров, квитанцию пошлины
Что МВД запросит само	заключение службы занятости

В проектах договоров сразу укажите профессию и регион работы так же, как в квоте, и зарплату не ниже МРОТ. С 1 января 2027 года зарплата должна быть ещё и не ниже порога дохода региона. Подробно — как получить разрешение на привлечение.

С 21 декабря 2026 года разрешения на привлечение и РНР будут выдавать по новому регламенту МВД (приказ №343), максимальный срок услуги по нему — 79 календарных дней. Если оформляете работников по квоте 2027 года, закладывайте в план этот срок.

Шаг 4. Оформить приглашение и подать на разрешение на работу

Приглашение на въезд для работы оформляет МВД по ходатайству работодателя. Одновременно подают документы на разрешение на работу — РНР — для каждого работника: так требует п. 2 ст. 18 закона №115-ФЗ.

Что подать:

1. Ходатайство о приглашении — прил. 1 (для организаций) или прил. 2 (для физических лиц) к регламенту, приказ МВД №677.
2. Гарантийное письмо о материальном, медицинском и жилищном обеспечении — прил. 3 (для физических лиц) и прил. 4 (для юридических лиц) к регламенту, приказ МВД №677.
3. Заявление о выдаче РНР — прил. 1 к приказу МВД №533 (ред. приказа №887).
4. Копию паспорта работника с нотариальным переводом и фотографию.
5. Квитанции: за приглашение — 8 000 ₽, за РНР — 5 000 ₽.

Ходатайство подаёт представитель компании лично или через Госуслуги. Приглашение готовят 15 рабочих дней: подали в понедельник, 14 сентября 2026 года, — забирайте в понедельник, 5 октября. Отправьте работнику скан: для консульства достаточно распечатки приглашения. Подробно — как оформить приглашение.

Шаг 5. Работник получает рабочую визу

С приглашением работник обращается в посольство или консульство России в своей стране. Он заполняет электронную визовую анкету на сайте Консульского департамента МИД, платит консульский сбор и сдаёт паспорт. Сроки и сумму сбора назначает консульство — узнайте их на его сайте.

Консульство выдаёт рабочую визу сроком до 3 месяцев. До отъезда проверьте в визе латинское написание имени, номер паспорта, цель поездки — работа — и название вашей компании: исправить ошибку в консульстве проще, чем после въезда. Подробно — как получить рабочую визу.

Для работы по квоте нужна именно рабочая виза по вашему приглашению: документы на разрешение на работу подают вместе с ходатайством о приглашении на въезд для работы (п. 2 ст. 18 закона №115-ФЗ), а продлить визу можно только с прежней целью поездки (п. 68 Положения о визах). Если работник уже въехал по туристической или электронной визе или без визы, как оформить его на работу, уточните в подразделении МВД по вопросам миграции.

Шаг 6. Поставить работника на миграционный учёт

После въезда у принимающей стороны есть 7 рабочих дней, чтобы подать уведомление о прибытии (ч. 3 ст. 20 закона №109-ФЗ). Отсчёт идёт со дня въезда по отметке в миграционной карте, выходные и праздники не считаются. Пример: въезд в пятницу, 18 сентября 2026 года, — подать не позднее вторника, 29 сентября.

Работодатель — принимающая сторона, только если сам предоставил работнику жильё или тот живёт на территории компании. Если работник снимает квартиру сам, уведомление подаёт собственник жилья. Отрывную часть с отметкой храните в деле работника: это доказательство подачи.

Уведомление подают снова после переезда или возвращения из-за границы, а после продления визы учёт продлевают (шаг 11). За нарушение правил учёта организации грозит штраф 400–500 тыс. ₽. Подробно — как поставить на миграционный учёт.

Шаг 7. Пройти медосвидетельствование и дактилоскопию

В течение 30 календарных дней со дня въезда работник проходит медосвидетельствование в уполномоченной клинике и дактилоскопию с фотографированием в МВД. С 01.09.2026 медицинское заключение оформляют только в электронном виде, и в МВД оно попадает без участия работника.

Не откладывайте на последние дни. Если дактилоскопию не пройти в срок, разрешение на работу аннулируют, а за уклонение от медосвидетельствования работнику грозит штраф 25–50 тыс. ₽. Подробно — как пройти медосвидетельствование.

Шаг 8. Получить разрешение на работу

Когда медосвидетельствование и дактилоскопия пройдены, донесите в МВД недостающие документы. РНР оформляют 15 рабочих дней со дня приёма документов, поданных вместе с ходатайством о приглашении; если медицинских документов ещё нет, по ходатайству работодателя срок могут продлить до 60 календарных дней. Разрешение выдают работодателю или его представителю по доверенности. В разрешении указаны профессия, регион и работодатель, и работать можно только по ним. Срок действия указан в самом разрешении.

При получении сверьте:

• имя кириллицей — как в переводе паспорта;
• профессию — как в квоте и разрешении на привлечение;
• регион — тот, где работник будет работать;
• даты начала и окончания.

Если в разрешении ошибка, не подписывайте договор, пока её не исправят: заявление о внесении изменений подают по прил. 4 к приказу МВД №533. За работу не по профессии или в другом регионе штрафуют как за работу без РНР — 250–800 тыс. ₽ для организации. Подробно — как получить разрешение на работу.

Шаг 9. Заключить трудовой договор

Договор подписывают после получения РНР. Кроме обычных условий, в нём указывают данные разрешения на работу (ст. 327.2 ТК РФ). Полис ДМС при приёме по ТК сейчас обязателен только для высококвалифицированных специалистов (ст. 327.3 ТК РФ): за работников по квоте вы платите страховые взносы, в том числе на обязательное медицинское страхование, а ДМС оформляете по желанию. Шаблон — трудовой договор с иностранцем.

Перед подписанием сверьте четыре вещи: ФИО — как в переводе паспорта, профессию и регион — как в РНР, зарплату — не ниже МРОТ, сроки паспорта, визы и РНР. Если что-то из документов заканчивается раньше договора, сразу запланируйте, как его продлить или оформить заново.

Шаг 10. Уведомить МВД о договоре

В течение 3 рабочих дней после подписания договора подайте в МВД уведомление о заключении трудового договора. С 01.09.2026 действует новая форма — прил. 7 к приказу МВД №290 от 12.05.2026, к ней прикладывают согласие на обработку персональных данных. Уведомление не по установленной форме — нарушение ч. 3 ст. 18.15 КоАП, штраф такой же, как за неуведомление: 400–800 тыс. ₽.

Пример с праздником: договор подписан в пятницу, 30 октября 2026 года. Первый рабочий день отсчёта — 2 ноября, второй — 3 ноября, 4 ноября — праздник, третий — четверг, 5 ноября. Это последний день подачи.

Подать уведомление можно лично, заказным письмом с уведомлением о вручении или в электронном виде через Госуслуги — способы перечислены в порядке подачи (прил. 9 к приказу МВД №290). Отдельно сдайте в СФР сведения о приёме по форме ЕФС-1 — не позднее следующего рабочего дня после приказа о приёме. Подробно — как заключить договор и уведомить МВД.

Шаг 11. Продлить визу и держать сроки под контролем

Первая виза заканчивается быстро, поэтому документы на продление подают не позднее чем за 20 рабочих дней до окончания визы (п. 27 регламента МВД по визам). МВД оформляет многократную рабочую визу на срок трудового договора, но не более 1 года; пошлина — 6 000 ₽, бланк — визовая анкета. После получения новой визы продлите миграционный учёт: если работник живёт по прежнему адресу, бланк уведомления о прибытии с копиями документов подают в течение 3 рабочих дней после последнего дня прежнего срока пребывания (п. 55 регламента МВД №856). Подробно — как продлить рабочую визу.

Дальше часть сроков повторяется, пока человек работает:

Что	Когда
Повторное медосвидетельствование	в течение 30 календарных дней по истечении года со дня прошлого
Разрешение на работу на следующий год	новое разрешение в рамках квоты следующего года — продлевать разрешение регламент МВД №541 позволяет только отдельным категориям, например ВКС (пп. 31–32); порядок уточните в подразделении МВД по вопросам миграции
Сверка дохода с порогом региона	раз в квартал, не позднее 45 дней после его окончания, начиная с 01.01.2027
Миграционный учёт	7 рабочих дней после переезда или возвращения из-за границы; после продления визы — 3 рабочих дня после окончания прежнего срока пребывания
Уведомление об увольнении	3 рабочих дня после расторжения договора

Что должно лежать в деле каждого работника?

Документ	Когда появляется	Что сверить
Копия паспорта и нотариальный перевод	до ходатайства о приглашении	срок паспорта, имя кириллицей
Приглашение	через 15 рабочих дней после ходатайства	номер, срок, данные паспорта
Виза и миграционная карта	при въезде	цель поездки — работа, дата въезда
Отрывная часть уведомления о прибытии	после подачи уведомления	адрес, срок учёта
Медицинское заключение, отметка о дактилоскопии	в течение 30 календарных дней после въезда	дата прохождения
Разрешение на работу	после въезда	профессия, регион, срок действия
Трудовой договор и приказ о приёме	после получения РНР	профессия, регион, зарплата
Уведомление о договоре и доказательство подачи	3 рабочих дня после договора	форма, дата отправки

Сфотографируйте каждую отметку МВД, опись вложения и квитанцию — бумага теряется, а доказать своевременную подачу без неё трудно. Как собрать дела к визиту инспектора — в инструкции про проверку МВД.

Как не потерять сроки, когда работников много?

Заведите на каждого работника одну строку со всеми датами: въезд, учёт, медосвидетельствование, РНР, договор, виза, паспорт. Срок считайте от события, а не от дня, когда о нём узнали, — калькулятор на этой странице и калькулятор сроков учитывают праздники.

Храните доказательства подачи: отрывные части, описи вложения, квитанции, отметки МВД. Раз в квартал проверяйте дела по тесту готовности к проверке МВД — пробелы проще закрыть до проверки, чем после.