Как заключить трудовой договор с иностранцем и уведомить МВД

После получения разрешения на работу у работодателя две обязанности: заключить трудовой договор по правилам главы 50.1 Трудового кодекса и сообщить о нём в МВД. Первое — обычная кадровая работа с парой особых условий, второе — отдельный документ с жёстким сроком и одним из самых крупных штрафов в миграционном праве.

Срок уведомления — 3 рабочих дня, считается со следующего дня после заключения договора; выходные и праздники не считаются. Калькулятор на этой странице посчитает последний день с учётом праздников. Ниже — порядок действий на день, когда работник получил РНР, и на следующие дни до срока.

Шаг 1. Проверить документы работника

Перед подписанием соберите и сверьте документы. Работник по квоте предъявляет разрешение на работу — без него договор исполнять нельзя (ст. 327.3 ТК РФ).

Документ	Что проверить
Паспорт и нотариальный перевод	имя кириллицей, срок действия паспорта
Разрешение на работу	профессия, регион, работодатель, срок
Виза	срок действия и кратность: первую визу скоро продлевать
Миграционная карта	цель визита — работа
Отрывная часть уведомления о прибытии	адрес и срок учёта
СНИЛС, если есть	номер для сведений в СФР

Проверьте на сайте МВД, нет ли работника в реестре контролируемых лиц: если он там есть, с его статусом нужно разобраться до приёма, а не после. Затем проверьте, не заканчиваются ли паспорт, виза или РНР раньше, чем вы планируете работу. Если да, продление нужно запланировать сразу: документы на продление визы подают не позднее чем за 20 рабочих дней до окончания визы, а без действующего РНР работника придётся отстранить.

Шаг 2. Составить трудовой договор

Возьмите за основу шаблон трудового договора с иностранцем. Кроме обычных условий по ст. 57 ТК РФ, в договоре указывают сведения о разрешении на работу — номер, дату выдачи и срок (ст. 327.2 ТК РФ).

На что обратить внимание:

1. Профессия и должность — как в РНР, по коду ОКПДТР.
2. Место работы — в регионе, указанном в РНР.
3. Зарплата — не ниже МРОТ, а с 1 января 2027 года — не ниже порога дохода региона; выплаты официальные.
4. Срок договора — по общим правилам ТК, но работать можно, только пока действует РНР.
5. Жильё — если его предоставляет компания, это стоит отразить в договоре или отдельном соглашении; адрес должен совпадать с адресом миграционного учёта.

Испытательный срок, режим работы, отпуск и оплату сверхурочных оформляют по общим правилам ТК: у иностранного работника те же трудовые права, что и у остальных, кроме особенностей главы 50.1.

Полис ДМС при приёме по ТК сейчас обязателен только для высококвалифицированных специалистов (ст. 327.3 ТК РФ). За работника по квоте вы платите страховые взносы, в том числе на обязательное медицинское страхование, а ДМС оформляете по желанию.

Договор составляют на русском языке; можно сделать его двуязычным. Если работник плохо понимает русский, дайте ему перевод основных условий на родной язык или английский — так меньше споров о зарплате, графике и жилье.

Шаг 3. Подписать договор и издать приказ

Подпишите договор в двух экземплярах и издайте приказ о приёме. Ознакомьте работника с правилами внутреннего распорядка и другими локальными актами под подпись — как любого другого сотрудника. Если человек впервые работает в России, бумажную трудовую книжку ему не заводят: сведения о работе уходят в СФР в электронном виде.

Дата заключения договора — точка отсчёта для уведомления МВД. Запишите её отдельно в карточке работника: от неё считают срок подачи уведомления.

Пример из тайского СПА: массажистка получила РНР в понедельник, 26 октября 2026 года, и в тот же день подписала договор. Уведомление нужно подать не позднее четверга, 29 октября. Если бы договор подписали в пятницу, 30 октября, срок сдвинулся бы на 5 ноября — из-за праздника 4 ноября.

Шаг 4. Заполнить уведомление о заключении договора

С 01.09.2026 действует новая форма — прил. 7 к приказу МВД №290 от 12.05.2026. Бланк, образец и заполнение онлайн — на странице уведомления о заключении трудового договора. Старая форма — приказ МВД №536 — больше не применяется.

В уведомлении указывают:

• сведения о работодателе, включая ИНН;
• данные работника — фамилию, имя, отчество, гражданство, дату рождения, пол и паспорт;
• данные разрешения на работу;
• профессию и адрес места работы;
• дату заключения договора и его срок.

Имя работника пишите буква в букву как в нотариальном переводе и РНР. Разница в одну букву — и в базе МВД это уже другой человек. Что изменилось в формах — на странице о приказе МВД №290.

Уведомление заполняют на каждого работника отдельно, даже если договоры подписаны в один день. Заполняйте его на компьютере или печатными буквами, без исправлений и сокращений. Сверьте номер и дату РНР с самим разрешением, а адрес места работы — с тем регионом, который в нём указан: несовпадение региона превращает уведомление в доказательство нарушения.

Шаг 5. Приложить согласие на обработку данных

К уведомлению прикладывают согласие на обработку персональных данных (п. 5 порядка подачи). Рекомендуемый образец для уведомления о заключении — прил. 2 к порядку подачи уведомлений (прил. 9 к приказу МВД №290). Кто подписывает согласие, порядок прямо не говорит: образец составлен от первого лица («Я, …») и касается данных, указанных в уведомлении. Чьё согласие приложить — работника, подписанта уведомления или обоих, — уточните в подразделении МВД по вопросам миграции. Бланк и пояснения — на странице согласия на обработку персональных данных.

Без согласия пакет неполный. Проверьте, что согласие подписано и дата на нём не позже даты уведомления, а копию подписанного согласия оставьте в деле работника.

Шаг 6. Подать уведомление в МВД

Уведомление подают в подразделение МВД по вопросам миграции в регионе, где иностранец работает. Если компания зарегистрирована в одном регионе, а работник трудится в другом, ориентируйтесь на место работы, а не на юридический адрес. Способы подачи перечислены в порядке — прил. 9 к приказу МВД №290.

Способ	Доказательство подачи
Лично	справка о приёме, которую выдают в подразделении МВД (п. 10 порядка)
Заказным письмом с уведомлением о вручении	квитанция с датой отправки, опись вложения и уведомление о вручении
Через Госуслуги с электронной подписью	электронное сообщение о приёме — его присылают не позднее следующего рабочего дня (п. 11 порядка)

Считайте срок от даты договора. Два примера:

• Договор подписан в пятницу, 18 сентября 2026 года, — подать не позднее среды, 23 сентября.
• Договор подписан в пятницу, 30 октября 2026 года. Рабочие дни — 2 и 3 ноября, 4 ноября — праздник, третий рабочий день — четверг, 5 ноября. Это последний день.

Не откладывайте на последний день: электронные сервисы иногда не отвечают, а в отделениях бывают очереди. Срок от этого не продлевается.

Если отправляете почтой, берите заказное письмо с уведомлением о вручении — так требует порядок подачи (п. 8.2); опись вложения, где перечислены уведомление и согласие, подтвердит, что именно вы отправили. Квитанцию, опись и уведомление о вручении храните в деле работника. Какой датой считается подача по почте — отправки или получения письма в МВД, — порядок прямо не говорит, поэтому отправляйте письмо заранее, а не в последний день срока.

Шаг 7. Сдать ЕФС-1 в СФР

Сведения о приёме по форме ЕФС-1 сдают в СФР не позднее следующего рабочего дня после приказа о приёме — так же, как по любому работнику. Если у работника ещё нет СНИЛС, уточните у бухгалтера, как подать сведения для его регистрации.

Это отдельная от МВД обязанность с отдельным штрафом. Удобно поручить её тому же сотруднику, который готовит уведомление, — в один день.

Точность этих сведений с 1 января 2027 года важна вдвойне: доход работника для проверки порога МВД получает из отчётности по страховым взносам. Если данные работника в отчётах записаны с ошибкой, его доход могут не найти, а «нет сведений о доходе» — тоже повод аннулировать РНР.

Шаг 8. Сохранить доказательства и следить за сроками

Положите в дело работника копию договора, приказа, уведомления, согласия и доказательство подачи. Без квитанции, уведомления о вручении, справки или сообщения о приёме доказать своевременную подачу трудно. Не выбрасывайте эти документы и после увольнения работника: проверка может касаться и прошлых периодов.

Дальше сроки идут своим чередом:

Событие	Что сделать	Срок
Заканчивается первая виза	подать на продление	не позднее чем за 20 рабочих дней до окончания визы
Продлена виза	продлить миграционный учёт	3 рабочих дня после окончания прежнего срока пребывания
Прошёл год с медосвидетельствования	повторное медосвидетельствование	в течение 30 календарных дней по истечении года
Конец квартала, начиная с 01.01.2027	сверить доход с порогом региона	раз в квартал, не позднее 45 дней после его окончания
Увольнение	уведомить МВД о прекращении договора	3 рабочих дня

Нужно ли уведомлять МВД, если условия договора изменились?

Закон требует уведомлять МВД о заключении и о прекращении трудового договора. Изменение зарплаты, графика или отдела оформляют дополнительным соглашением, отдельного уведомления для этого не предусмотрено.

Но есть условия, которые нельзя менять одним соглашением. Работать не по профессии и не в том регионе, которые указаны в разрешении на работу, нельзя (п. 4.2 ст. 13 закона №115-ФЗ): для другой профессии или другого региона сначала нужно разрешение с этими данными, иначе это работа не по РНР. А если срочный договор закончился и вы заключаете новый, это два события: уведомление о прекращении старого договора и уведомление о заключении нового — каждое в течение 3 рабочих дней.

Что проверит МВД по договору и уведомлению?

При проверке инспектор обычно сопоставляет документы между собой и с тем, что видит на месте:

1. Есть ли уведомление по каждому работнику и подано ли оно по действующей форме.
2. Подано ли уведомление в срок от даты договора.
3. Приложено ли согласие на обработку персональных данных.
4. Совпадают ли профессия и регион в договоре, уведомлении и РНР — и с тем, чем человек занят на самом деле.
5. Действуют ли на дату проверки РНР, виза и учёт.

Как собрать все дела к проверке — в инструкции как подготовиться к проверке МВД.

Срок уведомления уже пропущен — что делать?

1. Подайте уведомление сегодня — по новой форме и с согласием. Поздняя подача лучше, чем никакой.
2. Не ставьте в договоре или уведомлении другую дату, чтобы «уложиться»: даты сверяют с приказом, табелем и сведениями в СФР.
3. Сохраните доказательство подачи и документы, которые объясняют задержку, — например, скриншоты сбоя сервиса с датой и временем.
4. Если составят протокол, изучите, можно ли снизить штраф.

Штраф считают за каждого работника: 400–800 тыс. ₽, а в Москве, Санкт-Петербурге и их областях — 400 тыс. – 1 млн ₽; вместо штрафа деятельность могут приостановить. Подробно — в разборе штрафа за неуведомление о приёме.